Att navigera rätt vid begäran om utlämnande av allmän handling

Som ledare eller chef inom kommunal vård och omsorg kan du ofta ställas inför en svår balansgång när en begäran om allmän handling inkommer - nämligen balansgången mellan tryckfrihetsförordningens (TF) krav på att skyndsamt handlägga detta och offentlighets- och sekretesslagens (OSL) stränga skydd för den enskildes integritet.

Oavsett i vilket sammanhang eller vad begäran om allmän handling gäller - exempelvis en brukarjournal, en lex Sarah-utredning eller verksamhetens mejlloggar - så är det en prioriterad arbetsuppgift! Det kräver också att du har kunskap om handläggningen om begäran om allmän handling och god kännedom om nämndens delegationsordning. Känner du dig trygg med vad du ska göra när en begäran om allmän handling inkommer?

Återkommande utmaningar för dig som chef i utförarverksamhet

Skyndsamhetskravet och verksamheten förutsättningar
Om du är osäker på om du kan lämna ut handlingarna till sökanden måste ärendet skyndsamt lyftas till en stödfunktion inom förvaltningen så att sökanden snabbt kan få svar på sin begäran och ett beslut om handlingen inte kan lämnas ut. Vem som har delegation på att skriva beslut om allmän handling kan skilja sig åt mellan kommunerna. Det är därför viktigt att läsa delegationsordningen för att veta om du som chef själv har delegation i dessa ärenden.

Det finns inga formkrav för begäran om allmän handling

En sökande behöver aldrig åberopa "offentlighetsprincipen" eller "allmän handling" för att begäran ska gälla. När en anhörig säger: "Jag vill se min mors journal" eller en brukare vill “Se vem som tittar i min journal” - ja då är det juridiskt sett en begäran om allmän handling som ska hanteras skyndsamt.

Anonymitet och efterforskningsförbud

Huvudregeln är att den som begär en handling har rätt att vara anonym och inte behöver uppge sitt syfte (TF 2:18). Det finns ett undantag när det är legitimt att fråga om personens identitet och det är om det är nödvändigt för att kunna göra en menprövning – till exempel för att för att utreda om personen är den enskilde själv, ett behörigt ombud eller har en fullmakt som bryter sekretessen.

Sekretess, samtycke och menprövning

Inom vård och omsorg är grundregeln enkel: sekretess gäller alltid som utgångspunkt (26 kap. 1 § OSL för SoL/LSS och 25 kap. 1 § OSL för HSL).

I praktiken innebär det att du:

• Alltid ska utgå från att uppgifter om en enskild person inte får lämnas ut.
• Bara får lämna ut en uppgift om du är helt säker på att personen eller dennes närstående inte tar skada eller lider men av det.
• Vid minsta tveksamhet ska uppgiften inte lämnas ut.

Menprövningen

Men är ett centralt begrepp när det kommer till begäran om utlämnande av allmän handling. Begreppet omfattar bland annat kränkning av personlig integritet, risk för utanförskap eller rent obehag av att information sprids.

Vad är viktigt att tänka på vid menprövning?

• Utgå från den enskildes perspektiv: Skulle personen uppleva det som obehagligt eller skulle hen riskera att fara illa om uppgifterna röjs?
• Har brukaren uttryckt att viss information inte får delas med anhöriga väger det väldigt starkt vid menprövningen och det är otroligt att informationen kan lämnas ut.
• Ta hänsyn till omständigheter: Känner den anhörige redan till uppgifterna (t.ex. genom gemensamma vårdplaneringsmöten) kan uppgifterna oftast lämnas ut efter en menprövning.

Samtycke och ställföreträdare

Sekretessen kan hävas genom den enskildes samtycke.

• Samtycket kan vara muntligt eller skriftligt (ett muntligt samtycke ska alltid dokumenteras) och behöver inte ges på särskild blankett. Samtycket ska precisera vad som får delas, till vem samt under vilken period samtycket gäller.
• Viktigt om god man och förvaltare: Ett godmanskap eller förvaltarskap innebär inte automatiskt rätt att häva socialtjänstsekretessen. Om brukaren själv har beslutsförmåga är det alltid brukaren som ska samtycka.
• Sekretessen hävs inte automatiskt gentemot en företrädare men en förvaltare ska få ta del av uppgifter som den behöver för att företräda sin huvudman, HFD 2025 ref 6.

Form för utlämnande

Enligt grundlagen har sökanden rätt att ta del av handlingen på plats hos myndigheten (vilket alltid ska vara avgiftsfritt) eller erhålla papperskopior mot eventuell taxa. Myndigheten har ingen lagstadgad skyldighet enligt TF att lämna ut allmänna handlingar digitalt (via e-post), även om det ofta tillämpas av serviceskäl när handlingen är helt offentlig.

Tre gyllene regler för chefen

1. Prioritering: Så fort begäran om utlämnande av allmän handling inkommit behöver du planera förfarandet och börja hantera begäran. Begärs ett större uttag - då är det bra att hålla den sökanden informerad om processen.
2. Menprövning: Lämna inte ut sekretessbelagda uppgifter utan samtycke, sekretessbrytande regel eller en klar menprövning.
3. Delegationsordning: Kan du av sekretesskäl inte lämna ut begärd handling . Ska du alltid erbjuda ett överklagbart beslut från behörig beslutsfattare, det gäller både vid avslag eller maskering.